Het datafundament in de zorg: registratie, rapportage en voorraad

In veel zorginstellingen begint de frustratie bij de registratie: hetzelfde verhaal in systeem A én in systeem B, terwijl de patiënt wacht en de overdracht zo begint. Rapportages die op die registraties bouwen, kloppen net niet met elkaar. Bestuurders sturen op cijfers waarvan ze weten dat ze achterlopen. En in het magazijn ligt intussen te veel van het ene en te weinig van het andere. Drie problemen die los van elkaar lijken te staan, maar één oorzaak delen: er is geen laag die de systemen verbindt.

Twee keer hetzelfde registreren

Zorginstellingen registreren veel, en op veel plekken: het EPD, roosters en HR, de financiële administratie, kwaliteitsregistraties. Elk systeem is voor zijn eigen taak ingericht, en juist doordat ze los van elkaar zijn gegroeid, staat dezelfde informatie op meerdere plekken, net iets anders. Wie daarop rapporteert, is meer tijd kwijt aan het kloppend krijgen van cijfers dan aan het gebruiken ervan.

Aan plannen geen gebrek: het Integraal Zorgakkoord, de Europese Health Data Space, en datagedreven werken op elk congres. Maar zonder fundament blijft het dweilen met de kraan open. Wie een AI-toepassing op vervuilde data zet, krijgt vervuilde uitkomsten.

Wat een datafundament is

Eén plek waar informatie samenkomt. Niet letterlijk één systeem: dat is in de zorg, met de vele leveranciers en systemen, niet realistisch. Wel een laag ertussen die de systemen verbindt en dezelfde definities afdwingt. Vergelijk het met de bedrading in een gebouw: onzichtbaar, tot hij ontbreekt.

Zo’n laag zorgt dat de verpleegkundige, de manager en de bestuurder naar dezelfde cijfers kijken, ieder op het eigen detailniveau: patiëntuitkomsten, operationele prestaties, financiën. Elk cijfer is terug te volgen tot de bron. Dat een verschil tussen twee rapportages verklaarbaar is, doet in de zorg net zo veel voor het vertrouwen als dat de cijfers kloppen.

Twee bouwstenen die het verschil maken

Master data management zorgt dat kerngegevens, zoals patiënten, behandelaars en medicatie, op één plek worden beheerd, met bewaking van de kwaliteit. Dat voorkomt dubbelingen en verschillen tussen systemen, en daarmee een deel van de administratieve last.

Applicatie-integratie laat systemen als het EPD, laboratoriumsoftware en de financiële administratie gegevens uitwisselen, zodat niemand hetzelfde twee keer hoeft in te voeren. Elke overtypactie die verdwijnt, is er een minder die fout kan gaan.

Privacy en regelgeving horen in de laag zelf

In een sector waar gegevens over mensen gaan, is de omgang met privacy geen bijzaak. Een goed ingerichte omgeving regelt autorisatie en masking in de laag zelf: wie iets niet mag zien, ziet het niet, ook niet via een rapport. Dat maakt AVG-vragen beantwoordbaar en scheelt werk zodra een audit of nieuwe verplichting zich aandient.

De Europese verplichtingen rond zorgdata vragen straks precies dit fundament. De EHDS-verordening is in werking en wordt de komende jaren gefaseerd van kracht; wie het fundament heeft, hoeft er niet meer voor om te bouwen.

Ook de voorraad is een datavraagstuk

Ziekenhuizen, klinieken en andere zorginstellingen hebben te maken met medicijnen, medische apparatuur en persoonlijke beschermingsmiddelen die er altijd moeten zijn. Tegelijk leidt voorraadbeheer op gevoel tot verspilling, hoge kosten en soms tekorten. De retail heeft dit vak al jaren geleden geprofessionaliseerd, en dezelfde principes werken in de zorg zodra de data eronder op orde is.

• Voorspellen op basis van verbruik. In de retail worden vraag en aanbod voorspeld op data. In de zorg kan het verbruik van medische benodigdheden op dezelfde manier worden voorspeld en gepland, zodat inkoop efficiënter wordt en overmatige voorraden verdwijnen.
• Automatisch inzicht. RFID-tags of barcodescanners geven realtime zicht op voorraadniveaus, zodat een tekort zichtbaar is voordat het een probleem wordt. Producten met een korte houdbaarheid worden dan als eerste gebruikt.
• Bestellen wanneer het nodig is. Het just-in-time-principe uit de retail werkt ook hier, mits de keten betrouwbaar en flexibel genoeg is, en mits de cijfers waarop besteld wordt kloppen.

De les uit de retail is niet dat de zorg een winkel is, wel dat voorraadbeheer een vak is, en dat de zorg dat vak niet zelf opnieuw hoeft uit te vinden. Een datagedreven aanvulsysteem is alleen zo goed als het fundament waarop het rekent. Hoe zo’n systeem werkt, leest u bij voorraadbeheersing.

En dan pas AI

Voorspellende toepassingen, wie loopt risico, waar knelt de capaciteit, zijn in de zorg kansrijk, maar ze staan of vallen met de laag eronder. Een instelling die eerst het fundament op orde brengt, kan daarna kiezen welke toepassingen daarop bouwen. Andersom, eerst de toepassing en dan het fundament, loopt in de praktijk vast.

Waar u begint

Klein. Kies de afdeling waar het het meest schuurt; meestal is bekend welke dat is. Betrek de mensen die er dagelijks mee werken: de verpleegkundige die steeds aangeeft wat er misgaat, weet meestal precies waar het misgaat. De oorzaak vinden is dan de volgende stap. En breng eerst de registratie op orde voordat er iets bovenop wordt gebouwd.

Tot slot

Een datafundament is niet zichtbaar en levert zelden een feestelijke lancering op. Het bewijst zich later, in rapportages die kloppen, in een voorraad die niet meer op gevoel wordt besteld en in toepassingen die erop kunnen bouwen. In een sector met krappe roosters is elke registratie die dubbel gaat er één te veel. Wat wij in dit domein doen, staat op de sectorpagina zorg en life sciences. Wilt u sparren over waar uw organisatie kan beginnen? Neem gerust contact met ons op.